Cloud VoiceMail: Habilitar la Protección de Correos de Voz

Ahora que estoy metido de lleno en ir publicando ciertos artículos sobre Teams en cuanto a su solución de Voz, voy a mostraros como podéis proteger los mensajes de voz que llegan a los usuarios vía Cloud VoiceMail. La idea es aplicar cifrado mensajes vía IRM, algo que previamente debéis tener configurado. Si alguno no conoce que es IRM o Azure Information Protection aquí os dejo algunos enlaces que os ayudarán a descubrirlo:

• Configurar nuevas capacidades de cifrado de mensajes
• Configuración y administración de plantillas para Azure Information Protection
• Opción no reenviar para correos electrónicos

La idea es que todos los mensajes de voz que nuestros usuarios de Teams (o usuarios con el Cloud VoiceMail habilitado como los usuarios de Skype For Business On-Premises) reciban le apliquemos una configuración de buzón de voz protegido. Aquí os dejo una pequeña “infografía” al respecto:

Como se aprecia (o eso espero) en la infografía, una vez que el mensaje de voz pasa a ser entregado al buzón del usuario, mediante una regla de correo se aplicará una regla de cifrado de mensajes de Office 365 y la protección de derechos al mensaje. Pues dicho esto, vamos rápidamente a ver su configuración.

El proceso se muy sencillo, debemos ir al Centro de Administración de Exchange, acceder a la sección de Flujo de Coreo, pulsamos en el + y elegimos Aplicar Cifrado de mensajes de Office 365 y protección de derechos a los mensajes:

Escribimos un nombre para nuestra regla y luego empezamos a definir nuestra regla desde la sección Aplicar esta regla si .. y elegimos Las propiedades del mensajes – incluyen el tipo de mensaje:

Elegimos como tipo de mensaje Correo de Voz:

Ahora en la sección Hacer lo siguiente elegimos Aplicar protección de derechos y cifrado de mensajes de Office 365 al mensaje con y pulsamos en Seleccionar uno…

Recordad que debéis tener preconfigurado este servicio, aquí os dejo un enlace donde se indica como hacerlo: Configuración y administración de plantillas para Azure Information Protection. Si lo tenéis configurado debéis elegir la plantilla RMS que queráis:

En mi caso vamos a hacerlo fácil, elegiremos No reenviar, evitando que los usuarios reenvíen el correo con el mensaje de voz adjunto:

Ahora pulsamos en Guardar y hemos finalizado la configuración:

Por último, lo que nos queda es dejar un mensaje de voz en nuestro usuario  y ver el correo que nos ha llegado con el mensaje de voz, el cual podemos verlo desde el móvil, Outlook y OWA, pero no desde el Skype ni Teams. A continuación os voy a mostrar un mensaje de voz desde el OWA y como podemos apreciar no lo podemos reenviar:

Si lo abrimos desde el Outlook más de lo mismo, además, aquí vemos el icono de protección predeterminado que suelen tener estos mensajes con RMS. Además, si lo tratamos de reenviar ..

tampoco lo podemos reenviar desde el Outlook como era de esperar ..

Por último, lo que si he visto que desde Teams no permite reproducir el fichero de audio. En la documentación de MSFT no dice nada al respecto de Teams, si de Skype que no se pueden reproducir … pero no de Teams:

Aquí el texto de la documentación oficial de MSFT:

Al habilitar el buzón de voz protegido, los usuarios pueden escuchar mensajes de voz protegidos llamando a su buzón de voz o abriendo el mensaje en Outlook, en Outlook en la web o en Outlook para Android o iOS. Los mensajes de buzón de voz protegidos no se pueden abrir en Skype empresarial.

Tendré que investigar al respecto, pero bueno, el objetivo de proteger los mensajes de voz se ha conseguido y se pueden reproducir desde el cliente de Outlook para móvil y escritorio, además del Outlook en la web.

Ahora, como siempre, os toca probarlo a vosotros!!!