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Una de las razones para limitar la creación de nuevos grupos en O365

Hace unas semanas había publicado un artículo (Microsoft Teams, conceptos y tecnología (Parte X)) de como se puede denegar la creación de grupos en O365, evitando así que los usuarios creen grupos sin control. Pues aquí os voy a dejar un ejemplo de como alguien había creado un grupo de Teams, y cuando desde IT se iba a crear una nuevo colección de sitios en SPO …

Si lo sé, el mensaje desde luego no invita a pensar que es un problema de la creación de grupos … pero es así y ahora os lo voy a comentar. Os pongo en antecedentes:

  • Mi usuario en Administrador Global en O365
  • Quería crear una nueva colección de sitios
  • En el panel de Administración de SPO no había ninguna colección de sitios con el mismo nombre que yo quería crear

El proceso era simple, me voy al Panel de Administración de SPO (https://tentan-admin.sharepoint.com) y simplemente me creo la nueva colección de sitios, pero UPPS… un error de que no tengo permisos para crear la colección de sitios. Después de volver a revisar que era Administrador Global, he ido a revisar si había un grupo creado con el mismo nombre y … 

Sin más lo primero que hago es probar si es una colección de sitios con el mismo nombre (Proyectos) que yo quiero crear y tal cual, pero como no tengo acceso me muestra la siguiente pantalla:

 

Con esto ya lo tenía bastante claro y, aún encima no aparecía en las colecciones de sitios de SPO … Pero para tener la seguridad al 100%, me conecto a Exchange Online vía PowerShell ($UserCredential = Get-Credential
$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic -AllowRedirection) y ejecuto el siguiente cmdlet: Get-UnifiedGroup |Where-Object {$_.ProvisioningOption -eq ‘ExchangeProvisioningFlags:481‘}|select DisplayName,Alias,ProvisioningOption,GroupSKU,SharePointSiteUrl,SharePointDocumentsUrl,AccessType. Con este cmdlet me devolverá los grupos creados desde Teams (ExchangeProvisioningFlags:481)  y aquí lo vemos:

Como sabéis cada Grupo de Teams crea una colección de Sitios de SPO (oculta), ahí lo veis claramente SharePointSiteURL: https://tenant.sharepoint.com/Sites/Proyectos de ahí el problema cuando yo quería crearme una colección de Sitios con este mismo nombre y URL .. pero bien podría poner otro mensaje, no?

El cmdlet Get-UnifiedGroup como podéis apreciar nos permite obtener información de los grupos creados en Office 365, algo que, filtrando por el atributo “ExchangeProvisioningFlags” nos permite identificar que es un grupo creado desde Teams. Aquí os dejo la tabla de ‘ExchangeProvisioningFlags:

  • ExchangeProvisioningFlags:2028
  • ExchangeProvisioningFlags:227
  • ExchangeProvisioningFlags:481
  • ExchangeProvisioningFlags:2020

*La información sobre el ExchangeProvisioningFlags la había sacado en tu momento de aquí: https://techcommunity.microsoft.com/t5/Office-365-Groups/Powershell-attribute-to-distinguish-where-a-group-was/td-p/53351. 

Como veis es “peligroso” dejarles a los usuarios crear grupos sin más, porque nos la pueden “liar”. Al final, el usuario suele pensar en sus necesidades, pero desconoce todo lo que el sistema ha hecho por detrás y ahora es mucho. Y el problema, es que sino se tiene claro como funcionan los productos por parte de vuestros administradores de Plataforma, podéis echaros un buen rato llamando a soporte.

Espero que os se de utilidad!!

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