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Microsoft Teams, conceptos y tecnología (Parte XXXVI)

Seguro que muchos de vosotros esperabáis esta “novedad” (yo si), la de poder definir los delegados de llamadas y llamadas grupales en Teams pero desde la administración del producto. Durantes estas semanas se ha ido habilitando desde el Centro de administración de Microsoft Teams. Esto nos permite definir los delegados para nuestros usuarios, algo que, hasta la fecha cada usuario podia manejar sin mayor complicación desde el cliente de Teams. Esto nos permite definir a nivel “corporativo” ciertos comportamientos del cliente de Teams en cuanto a la delegación de las llamadas de los usuarios.

El requisito principal para esto es que el usuario esté habilitado para VoIP, con todo lo que ello conlleva a nivel de licenciamiento. Para quien no tenga claro que licenciamiento debe tener un usuario con Teams habilitado para llamadas, aquí os dejo un artículo que os podrá ayudar a entender dicho licenciamiento:

Y a continuación os muestro una pequeña “infografía” para explicar gráficamente el funcionamiento de la delegación de llamadas grupales y los delegados de llamadas:

Lo primero, vamos a tratar de comprender que son los términos que vamos a comentar en este artículo:

  • Delegados llamadas grupales: personas que pueden responder a las llamadas de este usuario si está ocupado o no está disponible
  • Delegados de llamadas: personas que podrán contestar y realizar llamadas en nombre de otro usuario, de esta forma evitaremos que nadie conteste a llamadas que el usuario no pueda hacerlo. Todos recibirán o realizarán llamadas al mismo tiempo en nombre del usuario

Ya con la terminología más clara, veamos como podemos realizar las diferentes configuraciones desde el Centro de administración de Microsoft Teams, para ello, nos vamos al mismo y accedemos a la sección de Usuarios. Una vez dentro, tenemos que buscar al usuario al que queramos configurarle la delegación de llamadas y pulsar encima de su nombre:

Una vez dentro de las opciones de dicho usuario debemos acceder a la pestaña de Voz:

La primera configuración disponible es la configuración de agregar usuarios para responder a las llamadas grupales, el proceso es sencillo, debemos agregar los usuarios que queramos que respondan las llamadas cuando el usuario seleccionado no lo pueda hacer. Debemos pulsar en Agregar personas, buscarlos por su nombre para uno a uno ir agregándolos:

Una vez agregados, pulsamos en Guardar y los añadirá todos a la vez como miembros:

Ahora que ya tenemos los usuarios agregados, debemos definir algunas opciones de configuración:

  • Notificación: tipo de notificación que verá el usuario cuando reciba una llamada entrante. Podemos silenciar la notificación o elegir que se le notifique con un banner en la aplicación de Teams o un tono de llamada

  • Retraso: tiempo a partir del cual se redirigirá la llamada

  • Orden: en que orden sonarán las llamadas a los usuarios delegados (todos a la vez o en el orden que los hemos añadido)

Con esto ya tenemos “configurado” la parte de las recepción de llamadas grupales, si ahora nos vamos a revisar la configuración del usuario que estamos modificando veremos que ya se ha aplicado (Configuración – Llamadas)

Ya que hemos visto a que parte de la configuración del cliente se refiere, ahora continuamos con la siguiente configuración que es la de la Delegación de llamadas. Lo primero, agregar los usuarios delegados (el mismo proceso que en la delegación de llamadas grupales)

Por último las configuraciones adicionales que tenemos disponibles:

  • Permiso: podemos definir los permisos para controlar la posibilidad de realizar o recibir llamadas para el usuario que estamos editando su configuración. Podemos elegir entre las siguientes:
    • Realizar llamadas
    • Recibir llamadas
    • Realizar y recibir llamadas
    • No se pueden realizar y recibir llamadas
  • Permitir cambiar la configuración de llamada: podemos permitir que el usuario pueda cambiar la configuración que le estamos dando desde el Centro de administración de Microsoft Teams

Si ahora volvemos a revisar la configuración desde el cliente Teams, veremos los usuarios agregados a como delegados. El proceso es sencillo, vamos a la opción de Configuración:

Accedemos a la sección General y pulsamos en Administrar delegados de la opciones de delegación:

Y como antes vemos que ya tenemos los usuarios configurados

Si no hemos bloqueado la edición de esta sección el usuario puede editar la configuración para los delegados, para ello, desde los tres puntos que tenemos a la derecha de cada usuario podemos acceder a las opciones que este usuario tendrá disponible (o Quitar el delegado):

Son las mismas opciones (claramente) que teníamos desde  el Centro de administración de Microsoft Teams:

Si el usuario final cambiar las opciones de configuración del cliente de Teams, desde el Centro de administración de Microsoft Teams veremos la configuración actual del usuario:

Como veis el proceso es muy sencillo, pero ahora os tocar probarlo a vosotros!!

Microsoft Teams, con
Microsoft Teams, con
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