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Integración de Lync con Office y SharePoint

Una de las mejoras funcionalidades que tiene Lync es la integración con SharePoint y Office. Os muestro algunas capturas de pantallas de como podemos editar un documento de word de forma simulántea por varias personas y, en donde interviene Lync en todo esto. Por ejemplo, si abrimos una biblioteca con distintos documentos, podemos ver el nombre de la persona que ha modificado el documento en el campo modificado por. Si tenemos Lync instalado en nuestro equipo local además nos mostrará la disponibilidad del usuario que aparece en el campo modificado por (u otros campos de usuario)  y podemos dese aqui iniciar una conversación de IM con el usuario, una llamada de Lync, una llamada a un número de teléfono que tenga asignado el usuario, envíarle un e-mail o iniciar una videoconferencia. Son las mismas opciones que tenemos disponibles desde el cliente Lync, pero directamente desde SharePoint lo que nos permite se más productivos puesto que de forma directamente vemos el estado de nuestros compañeros de trabajo que han modificado los documentos, etc…

Ahora vamos a ver como podemos editar un documento de Word por varias personas a la vez y, como podemos utilizar Lync para aumentar la productividad de la empresas

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Una vez que tenemos abierto el documento de Word solo tenemos que esperar a que otro usuario pueda abrir el mismo documentos y veremos como ambos estamos trabajando sobre el mismo documento.

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Ahora podemos ver que hay varios usuarios con el documento abierto y tratando de editar el documento, además nos muestra que parte del documento está tratando de editar otros usuarios

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Podemos ver lo usuarios que tienen abierto el mismo documento para poder editarlo, para ello debemos pulsar en el icono de la parte inferior izquierda en donde vemos el número total de usuarios que tiene el documento abierto. Como vemos, nos muestra la imagen del los usuarios y su disponibilidad en Lync
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Cuando los usuarios van editando el documento y lo guardan al resto de usuarios se le muestra una alerta (ACTUALIZACIONES DISPONIBLES) para que sincronicen el documento y poder visualizar los cambios realizados por otros usuarios

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Una vez que algún usuario termina de actualizar el documento se nos muestra los cambios al resto de usuarios y se resaltará mostrando una zona verdad encima de la zona modificada

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Como vemos Lync está presente en todo momento, pero no también os comento que no es necesario tener Lync para poder editar simultaneamente los documentos. Ahora vamos a ver la integración que tiene con algunas aplicaciones de Office, en este caso en Word. Si abrimos un documento de Word y en la ribbon vamos a la pestaña revisar y pulsamos en la opción Compartir ahora, lo que nos permitirá compartir el documento con otros usuarios de Lync de forma directa
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ahora elegimos el usuario con el cual queremos compartir el documento y automáticamente se compartirá el documento con el usuario seleccionado

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el usuario ya podrá visualizar el documento compartido como si hicieramos de la forma tradicional compartiendo una aplicación, pero de esta forma es más rápido y directo
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También tenemos la posibilidad de estar trabajando con un documento y automáticamente enviárselo mediante Lync transfiriendo el fichero, lo hacemos también desde la ribbon, la pestaña revisar y opción Enviar por MI

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Estas dos últimas opciones también las tenemos disponibles en otras aplicaciones del paquete Office como Excel y PowerPoint

Excel

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PowerPoint

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En el resto de aplicaciones no tenemos estas opciones pero si podemos compartirlas desde las opciones de compartir aplicaciones de Lync. Como vemos Lync y Office son dos estupendas herramientas que aumentan la productividad de las empresas. Además optimizarán nuestros recursos, puesto que utilizaremos menos almacenamiento en nuestros buzones de correo y permite la comunicación en tiempo real lo que permite optimizar nuestros procesos productivos.

Espero que os sea de utilidad!!!

1 comentario en «Integración de Lync con Office y SharePoint»

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